Proč vlastně máte dokumentaci? No, přece kvůli požadavkům těch norem.
A nebylo by lepší mít ji hlavně pro účinné řízení procesů firmy?
Samozřejmě ano. Ale co s požadavky normy, jak je splníme?
Pokud se budete na potřebu dokumentů dívat z pohledu „abychom plnili ISO", vytvoříte dokumenty, které se budou líbit auditorovi, ale ve firmě jsou použitelné mírně řečeno diskutabilně.
Zaměřte se především na účel, k čemu má být dokument použitý:
- o na řízení procesů: určuje aktivity, jejich pořadí, odpovědnosti za jejich provedení, požadované výstupy?
- o zaškolení pracovníků?
- o informování pracovníků?
- o informování zákazníka?
- o komunikaci s dodavatelem?
Naplnění příslušného účelu klade zcela jiné požadavky na tvorbu dokumentu, a často protichůdné.
Jestliže si ujasníte účel, ke kterému má být dokument požitý, pak už se obvykle samy objasní všechny další potřebné aktivity spojené s jeho řízením:
jak a kdo by měl dokument připomínkovat před jeho schválením ... a jestli vůbec
kdo má kompetence k jeho schválení ...
kdo má být na distribučním seznamu dokumentu a jakými kanály distribuci zajistit... i sdílený disk, web nebo facebook je distribuční místo
jak dokument měnit a jak je změna v něm indikovaná...
jak zajistit, aby byl dokument snadno dostupný oprávněným uživatelům a udržela se jeho čitelnost...
jak zajistit stažení dokumentu ve chvíli, když již aktuální není, jak jej archivovat a jak dlouho... ani sebevětší disk není dost velký pro všechno, neřkuli, jak staré dokumenty dohledat ve chvíli potřeby!
A to ještě uvedené aktivity pro některé typy dokumentů nemají smysl všechny... takže je řešit nemusíme. A přesto jsou požadavky normy splněny.
Pomáháme našim klientům vytvářet skutečně funkční dokumentaci v jednoduché, srozumitelné a jednoznačné podobě.
Dokumentaci vytváříme jen v potřebném množství s jednoduchými procesy nejen její distribuce ale také seznámení, aby popsané postupy byly v praxi skutečně aplikovány a nezůstaly jen …v dokumentu.
Když mi napíšete na kolja@snajdr.com, spolu to vyřešíme.
