Digitalizace dokumentů
Spolupráce se rozběhla na začátku letošního roku, aktuálně jsou do digitální podoby převedeny dokumenty ze zákaznického centra ve Frýdku-Místku, v současnosti se pracuje na digitalizaci smluv z Karvinska. Skenování probíhá dle obcí, kdy jsou přednostně zpracovávány dokumenty z lokalit, kde již byly aktualizovány smlouvy dle legislativních požadavků a v nejbližším období se zde nečeká změna charakteru smluv s ohledem například na budování nové kanalizace nebo chystaná koncesní řízení.
„Cílem jen namísto prostorově náročných archivů s dokumenty uchovávanými ve fyzické podobě přejít postupně k digitalizované formě materiálů, kdy bude díky kompatibilitě formátu možné smlouvy převést do nového zákaznického systému, jehož implementaci aktuálně připravujeme. Dokumentace tak bude přístupná bez nutnosti dalšího kopírování či skenování,“ říká vedoucí obchodního oddělení SmVaK Ostrava Hana Tlolková.
Klíčovým parametrem pro celý projekt je ochrana osobních údajů odběratelů z hlediska nařízení Evropské unie týkajícího se GDPR. Zhotovitel tak k osobním údajů přistupuje jako k důvěrným informacím.
Práce pro handicapované
„Pracoviště pro skenování bylo v Trianonu zřízeno již v roce 2015, část vybavení byla pořízena za finančního přispění grantového programu Plzeňského Prazdroje Radegast lidem a Moravskoslezského kraje, zbytek financoval spolek z vlastních zdrojů. Pracoviště je vybaveno několika skenovacími zařízeními včetně velkoformátového skeneru Xerox 6705 nebo knižního skeneru Book Eye Kiosk 3V. Jsme schopni digitalizovat dokumenty a písemnosti až do formátu A0, případně knihy a vázané výtisky do formátu A3. Naskenované dokumenty je možné dále upravit ve speciálním softwaru Wiseimage a odstranit případné nedokonalosti, ohyby apod. Digitalizované dokumenty jsme schopni archivovat v digitálním cloudovém úložišti, dokumenty je možné libovolně spravovat pod zabezpečeným přístupem odkudkoliv. Již nepotřebné dokumenty jsme schopni skartovat na výkonném skartovacím zařízení EBA 5141 C s křížovým řezem 4×40 mm se stupněm zabezpečení 3,“ říká Tereza Siudová výkonná ředitelka z Trianonu.
Díky spolupráci s vodárenskou společností našly podle ní na pracovišti své nové uplatnění tři handicapované ženy, které byly dříve registrovány na úřadu práce, protože kvůli svému zdravotnímu omezení nemohly nalézt vhodné pracovní uplatnění v běžných podnicích. Zaměstnankyně pracují na zkrácené úvazky, podmínky jsou přizpůsobeny jejich zdravotnímu stavu, co se týká náplně práce, požadavků na výkonnost a podobně. Mají především fyzická omezení, například nemohou setrvávat dlouhou dobu v jedné pracovní pozici nebo zvedat těžká břemena.
Plány rozvoje
Spolek dříve realizoval v dané oblasti několik menších zakázek například pro obec Hrčava (digitalizace obecních kronik) nebo pro Státní vědeckou knihovnu v Ostravě (digitalizace části knižního fondu). Jednalo se ale o jednorázové nebo časově omezené záležitosti. „Až díky smlouvě s vodárenskou společností s jasně stanoveným předmětem plnění a dalšími podmínkami bylo možné stabilně přijmout do provozu několik handicapovaných zaměstnankyň. Věříme, že potenciál provozu je do budoucna velký také z důvodu sílícího tlaku na veřejnosprávní subjekty právě v oblasti digitalizace. V současné době je však stále mnoho administrativních překážek daných ne zcela jasnou interpretací Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Veřejnosprávní subjekty tak prozatím nejsou ochotny poskytovat dokumenty ke zpracování třetím osobám,“ popisuje perspektivu, ale také těžkosti v oblasti digitalizace Tereza Siudová.
