Kraj se na dvouměsíční přípravě jednání podílel od samého začátku. Zajišťoval výběr vhodné lokality, technické zázemí i bezpečnostní opatření.
Kryštof Hyvnar, kastelán Zámku Nová Horka: "Zámek se okupuje celý, ale musím říct, že od první chvíle se podařilo celému tomu přípravnému týmu rozdělit kompetence. Takže my jsme měli za úkol dokončit zámek, vyčistit, nachystat elektřinu, internet, škola nachystala catering a kraj spolu s protokolem zase nachystali zázemí. Podílí se na tom celý tým kanceláře hejtmana Moravskoslezského kraje, ale samozřejmě i protokol Úřadu vlády, za což bych jim chtěl poděkovat, protože ta spolupráce je opravdu úžasná."
Josef Bělica (ANO), hejtman MS kraje: "Ta příprava byla náročná. Já si myslím, že to je unikátní akce, kdy se po několika letech sejde česká a slovenská vláda opět ke společnému jednání, takže výběr toho místa probíhal velice pečlivě. Myslím si, že Moravskoslezský kraj je ideální logisticky pro obě dvě strany. "
Součástí dne byl také společný oběd, který připravili studenti Albrechtovy střední školy v Českém Těšíně. Ti se postarali nejen o menu, ale i samotnou obsluhu.
Karla Mráčková, mluvčí Úřadu vlády ČR: "Co se týká menu, tak to je takové klasické české. Předkrm je tedy kozí sýr, řepa, vlašský ořech a pečivo. Polévka je hovězí vývar s játrovými knedlíčky, svíčková jako hlavní jídlo a karlovarský knedlík, a jako dezert je tam jablečný závin."
Událost provázela mimořádná bezpečnostní opatření. Uvnitř zámku i kolem dokola bylo velké množství policistů, kteří nikoho bez akreditace nepustili dovnitř.
Tomáš Kužel, ředitel Krajského ředitelství policie MS kraje: "Je to kooperace ochranné služby a všech složek policie Moravskoslezského kraje. Museli jsme udělat screening a nejintenzivnější to bylo v podstatě od včerejška nebo od neděle od večera, kdy už jsme ten objekt chránili napřímo."
Na akci se akreditovala zhruba stovka novinářů z Česka a Slovenska.
Karla Mráčková, mluvčí Úřadu vlády ČR: "Těší nás velice novinářský zájem. My jsme tady pro ně připravovali to zázemí, aby měli i tu technickou podporu."
Zámek Nová Horka, jehož historie sahá až do 13. století, byl sídlem rodu Vetter von der Lilie. Po roce 1945 sloužil sociálním účelům, přičemž Moravskoslezský kraj v roce 2008 zahájil transformaci sociálních služeb. V roce 2016 objekt převzalo Muzeum Novojičínska.
