Zajímavost na úvod – přestože pojem faktura používá kdekdo, české zákony ho neznají. Místo faktury paragrafy zmiňují termíny doklad, účetní doklad nebo daňový doklad. Navíc záleží, do kterého zákona se zrovna díváte.
Pokud ale nejste právník, nemusíte vás to trápit. Jakmile začnete podnikat, budete se na moment, kdy můžete vystavit fakturu, opravdu těšit.
K čemu faktura slouží
Jednoduše díky ní prokážete, že si od vás zákazník něco pořídil a má vám zaplatit – odborně se tomu říká prokázání transakce.
Typicky fakturu vystavíte na základě objednávky nebo uzavřené smlouvy, ať už jde o smlouvu ústní nebo písemnou. Po vystavení a odeslání faktury vám zákazník pošle peníze na účet.
Jak má faktura vypadat? Záleží, jak podnikáte
Údaje, které na vystavenou fakturu podle zákona patří, se liší podle toho, jestli jako podnikatel vedete účetnictví a platíte DPH.
Nejjednodušší to mají neplátci DPH bez účetnictví. K nim patří většina začínajících podnikatelů. V této situaci vám předpisy nařizují, abyste na vystavené faktuře uváděli následující údaje o dodavateli – tedy o vás:
- jméno a příjmení (pokud jste OSVČ),
- název firmy (v případě s. r. o.),
- sídlo firmy nebo fyzické osoby (tzv. fakturační adresa),
- IČ,
- označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (živnostenský rejstřík apod.).
Tím povinnosti končí, ale případné kontroly z finančáku si ulehčíte, pokud doplníte ještě:
- sdělení, že nejste plátce DPH,
- údaje o odběrateli (ve stejném rozsahu jako vaše údaje),
- slovní a číselné označení dokladu (například Faktura 20210001),
- popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
- fakturovanou částku,
- datum vystavení faktury.
Pokud DPH neplatíte, ale vedete účetnictví, situace se liší tím, že jsou pro vás výše uvedené doporučené údaje povinné.
Pokud platíte DPH, musí uvést údajů víc
Vystavené faktury totiž zároveň slouží jako daňový doklad. Proto tam uveďte:
- jméno a příjmení (v případě OSVČ),
- název firmy (v případě s. r. o.),
- sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
- IČ,
- označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
- v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
- daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je odběratel také plátcem DPH, tak i jeho DIČ),
- datum vystavení faktury,
- v případě, že se liší od data vystavení dokladu, uveďte den uskutečnění zdanitelného plnění – to je den dodání zboží nebo služby či přijetí platby,
- rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
- základ daně,
- sazba daně,
- výše daně v českých korunách.
Kdy fakturu vystavit
Pokud nejste plátce DPH, máte to znovu jednodušší – zákon vám žádnou lhůtu neudává, ale abyste měli peníze rychle na účtě, měli byste fakturu vystavit co nejdřív.
Jako plátci DPH musíte fakturu ve většině případů vystavit do 15 dnů od chvíle, kdy vám vznikla povinnost přiznat DPH. Zjednodušeně řečeno: do 15 dnů od předání zboží nebo poskytnutí služby.
Nejčastěji se setkáte s těmito typy faktur
Obvykle se faktury dělí na přijaté a vydané. U přijatých platíte vy, u vydaných váš zákazník.
Dalším typem faktury je zálohová faktura, někdy také proforma faktura. Tu podnikatelé používají v situaci, kdy chtějí alespoň část peněz dopředu. U prodeje marmelád to není nutné, ale pokud byste pracovali jako programátor a měli vytvořit web za 200 tisíc korun, určitě byste chtěli alespoň polovinu částky předem.
Jistě se vám do ruky dostane i dobropis neboli opravný daňový doklad. Ten vystavíte třeba ve chvíli, když zákazník reklamuje a vy vracíte peníze.
Když nad fakturami nechcete přemýšlet, používejte speciální program
Pravidla pro fakturaci jsou do začátku podnikání celkem jednoduchá. S rostoucím byznysem ale přibývá povinností. Potom se vám vyplatí spolupráce s účetním nebo daňovým poradcem. Přijdou vás na pár stovek měsíčně a ušetří spoustu starostí.
Vystavování faktur si ale můžete usnadnit už na začátku. Zkuste například fakturační službu iDoklad – pokud vám stačí základní funkce, funguje i zdarma. Jedná se o program na faktury, který vytváří účetní a programátoři. Správnost dokladů za vás hlídají algoritmy a vy máte ve všem pořádek. Díky tomu se můžete naplno věnovat činnostem, které vás baví.
