Pokud využíváte pro podnikání auto, potřebujete prokázat daňovou uznatelnost nákladů. Uplatníte výdaje na benzín, parkovné a další položky související se servisem a provozem auta (např. povinné ručení, STK, přezutí pneumatik, dálniční známka). Tím pádem dokládáte všechny související účtenky a musíte evidovat jízdy.
To platí i v případě, že auto používáte pro podnikání i soukromě. Měli byste zapisovat všechny jízdy a jejich účel. Výdaje, odpisy i nájemné pak krátíte podle toho, jak často jste autem jezdili mimo práci. Za zdaňovací období uplatňujete z hlediska daně z příjmů fyzických osob poměrnou část výdajů do daňových výdajů a zbytek do nedaňových.
Vedení knihy jízd se týká plátců i neplátců DPH, kteří nepoužívají paušál a chtějí si nárokovat odpočet DPH z pohonných hmot.
Výjimkou je, když jako OSVČ vedete daňovou evidenci, uplatňujete skutečné výdaje podle dokladů (nikoliv paušálním procentem z příjmů) a rozhodli jste se využívat paušál na dopravu. Namísto prokazování skutečných výdajů každý měsíc uplatníte paušální částku 5 000 Kč a doklady ani zapisování jízd neřešíte.
Pamatujte ale, že knihu jízd zároveň musí vést všichni, kdo dokládají dodržování bezpečnosti práce. Maximální doba řízení je 4,5 hodiny, poté následuje povinná přestávka. Proto je nezbytné evidovat trvání jízdy a čerpání povinných přestávek.
Jak vám usnadní práci elektronická kniha jízd
Zákon neříká, v jaké formě máte knihu jízd vést. Je na vás, jestli použijete předtištěné tiskopisy, obyčejný sešit nebo excelovou tabulku v cloudu, do které se dostanete z chytrého telefonu. Výhodou cloudového úložiště je, že se k záznamům ihned dostane i účetní. Cestovní náhrady rovnou vyúčtuje a vy nemusíte nic posílat.
Pro vedení záznamů existují různé aplikace nebo může být kniha jízd součástí účetního programu. Nemusíte pak počítat ujeté kilometry, program je dopočítá podle stavu tachometru. Zároveň máte vše propojené, k zaměstnancům přiřadíte automobil a rovnou vystavíte cestovní příkazy a zpracujete cestovní náhrady. U pravidelných cest nemusíte pokaždé zadávat všechny detaily. Program si je uloží a vy už jen zakliknete, že jste cestu opět podnikli. Pohlídá za vás také termíny technických kontrol a dalších povinností souvisejících s provozem auta.
Existují i knihy jízd jako samostatný software. Hodí se zejména pro firmy, které mají větší vozový park a logistické společnosti. Obvykle jde o placené programy, které mají pokročilejší funkce, například propojení se zakázkami, počítání spotřeby, zachycení polohy nebo upozornění na překročení rychlosti.
Co přesně musí kniha jízd obsahovat
Jak jsme zmínili v úvodu, kniha jízd dokládá využívání auta za účelem podnikání a dodržování bezpečnostních přestávek řidičem. Proto by měla obsahovat tyto informace:
- údaje o vozidle (typ vozu, SPZ a průměrnou spotřebu podle technického průkazu),
- datum, kdy jízda proběhla,
- čas odjezdu a příjezdu,
- účel cesty,
- odkud a kam jste jeli,
- počátek přestávek a dobu jejich trvání,
- stav tachometru při zahájení jízdy a po jejím skončení,
- počet ujetých kilometrů,
- kolik litrů jste po cestě natankovali a za jakou cenu.
Nezapomeňte, že při vedení knihy jízd z důvodu bezpečnosti práce, máte povinnost údaje zaznamenávat ihned, nikoliv je dopisovat zpětně.
